Реестр исходящей корреспонденции образец

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 1314 Просмотров

Когда работала во ФСИН,в канцелярии такие велись. Когда работала во ФСИН,в канцелярии такие велись.

Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям. Контролировать исполнение документов ответственными работниками. Следить за способами отправки корреспонденции. Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др.

После окончания журнала его хранят в течение 5 лет. Кто и когда его ведет? Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям. Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер.

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров.

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан). Зачем нужен и как заполнить — читайте в этой статье. О том, как рассчитать чистую прибыль предприятия, смотрите. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно. На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия. Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Затем идут собственно страницы для учета документов. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1). Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год. Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю). Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т.

Иногда — количество и состав приложений к нему. Исполнитель (лицо, подготовившее документацию). Примечания (по необходимости, необязательная графа). В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию. Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.

РЕЕСТР на корреспонденцию Brand name drugs)&> confidential service. Save on discount prescription ""#/ when offering pharmacist tips.

Журнал учета исходящей корреспонденции Форма N 1-а

По настоящему реестру принято пакетов и получено руб. Формы бланков, журналов подготовлены в формате WORD, специально для тиражирования и печатались (печатаются) для организаций и учреждений. Если форма бланка А6 формата, то в этом случае, в макете А4 формате будет располагаться четыре бланка. Макеты журналов выполнены на А3 и А4 формате. Если макет журнала А3 формат, то он подразумевает скобу в центре, при А4 формате, переплет выполняется сбоку. В некоторых случаях макеты журналов выполнены с учетом верстки.

К каждому журналу подготовлена обложка. База макетов бланков и журналов к сожалению не систематизированы, но вы можете воспользоваться системой поиска или фильтром. Для Вас это будет небольшое неудобство по времени, но лучше скачать файл БЕСПЛАТНО, чем за сомнительное бесплатное СМС. Автор имеет многолетний опыт в разработке и оформлении различного рода документов, обладает практическими знаниями в области делопроизводства и документооборота.

бланк заявки на ремонт оборудования

Задавайте свои вопросы в комментариях и Вы обязательно получите ответ. Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

Проведения продуктивной справочной работы по документации и пр. Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

бланк заявки на ремонт оборудования

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Регистрация документов Входящая и исходящая корреспонденция

Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.

бланк справки 070у для получения путевки

В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

Форма журнала регистрации исходящих документов

В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство. В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности. Способ доставки письма или пр.

Журнал регистрации исходящих документов

Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Я цифра указывает на порядковый номер письма. К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.

заявление о постановке на учет организации в качестве плательщика енвд

Можно ли заводить журнал только на факсимильные и бумажные входящие\исходящие письма. Если компания работает по проектам и приходят информационные письма по проектам — данные письма также регистрируются в журнале, но где должны храниться? В проектной документации или в соответствующем бумажном архиве вх\исх документов (или где уместней хранить копии?

согласие соседей на межевание земельного участка образец

Или просто в журнале делать ссылку на реквизит хранения? Ps как раз сейчас продумываю номенклатуру и внутренний документооборот в компании, чтобы к НГ все было устроено удобно. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на письма. В них применяется сквозная нумерация.

Но чтобы проще было искать, можно добавить в журнал колонку «категория» и в ней указывать к какой категории относится тот или иной документ (письма, извещения, коммерческие предложения и т. В электронных журналах при наличии реквизита «категория» очень удобно фильтровать документы. Также вы можете завести отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции только для писем. А все остальные документы регистрировать в другом журнале.

заявление в фсб образец

В номенклатуре дел, соответственно, вы указываете, что у вас несколько журналов регистрации корреспонденции. Обычно так делают, когда поток писем очень большой. В таком случае нужно обязательно указывать в названии журнала, что данный журнал предназначен для регистрации писем. Проектные письма необходимо хранить, в вашем случае, в двух экземплярах. Один в папке с входящей корреспонденцией, другой в папке с проектной документацией.

На каждом экземпляре должен быть проставлен один и тот же регистрационный номер. По поводу того где хранить оригинал и где копию. Как правило, оригинал хранится в папке с входящей документацией у секретаря (делопроизводителя или иного ответственного лица), а копии передаются в подразделения или помещаются в иные папки. Если руководитель требует, чтобы в папке с проектной документацией хранился оригинал письма, значит так и поступайте.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Но ОБЯЗАТЕЛЬНО сохраняйте себе копию письма, с пометкой где хранится оригинал (можно на обратной стороне или внизу письма сделать пометку, что оригинал письма находится в таком-то отделе в такой-то папке). Возьмите себе за правило, в папке с входящей и исходящей документацией не должно быть пропущенных номеров, т. Все зарегистрированные документы должны присутствовать в папке. Оригинал или копия — это уже как получится.

Иначе будет бардак, в котором будет трудно разобраться не только вам, но и другим сотрудникам. Инструкция — это внутренний документ предприятия, поэтому разрабатывается внутри организации в соответствии со спецификой предприятия. Да многие процессы в разных организациях похожи, но все таки лучше разработать свою инструкцию для конкретно вашего предприятия. Вы можете заказать на нашем сайте разработку инструкции по делопроизводству (которая будет включать пункт о регистрации корреспонденции) или отдельную инструкцию о регистрации корреспонденции.

Входящий номер указывается только при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации исходящей корреспонденции такой реквизит отсутствует. Данный реквизит присутствует и во входящей корреспонденции и в исходящей корреспонденции. Но при регистрации входящей корреспонденции в журнале регистрации указывается исходящий номер контрагента (т. Компании, которая направила вам письмо), а при регистрации исходящей корреспонденции вы сами присваиваете номер документу, издаваемый вашей компанией.

Если у вас журнал входящей или журнал исходящей корреспонденции в электронном виде, то с нового года надо заводить новый журнал и начинать нумерацию с 1 номера. Если вы ведете журнал в бумажном виде и в нем достаточно места для продолжения регистрации корреспонденции, то можно продолжить вести регистрацию в этом же журнале, но обязательно нужно с начала года начать регистрацию с нового листа и с номера 1.